Versi Inggris: [[Areas/LumenDev/playbooks/client-migration-script-wa-email|Client migration script (WA + email)]].
Skrip ini dirancang untuk memigrasikan klien lama dari paket lama "all-in" ke model baru LumenCare.
Alur komunikasinya berfokus pada dua poin utama:
Urutan komunikasi: kirim pengantar singkat via WhatsApp terlebih dahulu, ikuti dengan email detail berisi draf kontrak di hari yang sama, lalu lakukan panggilan telepon singkat jika diperlukan.
Sesuaikan bagian di dalam tanda kurung siku [...]. Bagi pesan menjadi 5 pesan pendek (bubble) terpisah agar nyaman dibaca dan responsif di ponsel.
Pesan 1
Halo Pak/Bu [Nama],
Ada update penting nih dari tim teknis terkait infrastruktur server dan pengelolaan [nama produk] ke depannya.
Pesan 2
Jadi begini Pak/Bu, beberapa provider server dan cloud yang kita gunakan baru saja mengubah kebijakan tarif dan skema layanan mereka secara global.
Dampaknya, kami sudah tidak bisa mendapatkan skema harga subsidi atau "best price" lama seperti kemarin untuk sistem Bapak/Ibu.
Pesan 3
Namun, bersamaan dengan penyesuaian biaya server ini, kami sekalian ingin meningkatkan kualitas dukungan teknis lewat standar baru bernama **LumenCare** (agar penanganan kendala dan jaminan waktu responsnya jauh lebih terukur).
Pesan 4
Sebagai wujud komitmen kami dalam transisi ini, kami memberikan **kompensasi berupa gratis 1 bulan pertama jasa pemeliharaan LumenCare**. Jadi, tagihan jasa bulanan baru akan berjalan di bulan berikutnya ([bulan bayar]).
Pesan 5
Untuk detail angka rekomendasi tier **[Foundation/Growth/Scale]** beserta dokumen drafnya sudah saya kirimkan ke email hari ini ya Pak/Bu.
Kira-kira minggu ini ada waktu luang sekitar 10 menit untuk telepon singkat agar transisinya mulus? Boleh kabari slot waktu luang Bapak/Ibu ya. Terima kasih banyak.
Halo [Nama], mau info update penting nih terkait server dan sistem [nama produk].
Beberapa provider server dan cloud yang kita pakai baru saja mengubah kebijakan tarif global mereka secara mendadak. Dampaknya, kita sudah tidak bisa mempertahankan skema subsidi harga terbaik ("best price") yang kemarin untuk sistem kamu.
Tapi sekalian dengan penyesuaian biaya cloud ini, kita ingin meningkatkan kualitas support lewat standar baru bernama **LumenCare** (supaya jaminan penanganan eror dan komitmen responsnya jauh lebih jelas & teratur).
Biar transisinya nyaman, kita kasih **kompensasi 1 bulan pertama gratis jasa pemeliharaan LumenCare**. Jadi, tagihan jasa barunya baru mulai berjalan bulan depan ([bulan bayar]).
Untuk rincian tier rekomendasi kita (**[Foundation/Growth/Scale]**), draf kontrak, dan detailnya sudah saya email ya hari ini. Boleh kita ngobrol santai lewat telepon 10 menit minggu ini buat bahas transisinya? Kabari aja waktu luangmu ya. Thank you!
Subjek (pilih salah satu)
Penyesuaian skema infrastruktur & peningkatan standar layanan (LumenCare) - [Nama Perusahaan]LumenCare [Foundation/Growth/Scale] untuk [nama produk] - transisi [bulan berlaku]Yth. Bapak/Ibu [Nama],
Terima kasih banyak atas kerja sama dan kepercayaan yang telah Bapak/Ibu berikan dalam pengelolaan sistem [nama produk/situs] bersama kami selama ini.
Kami ingin menyampaikan sebuah pembaruan penting mengenai infrastruktur server serta skema dukungan teknis sistem Bapak/Ibu.
Beberapa waktu terakhir, penyedia layanan server, cloud, dan infrastruktur pihak ketiga yang kami gunakan melakukan penyesuaian kebijakan serta tarif layanan secara global. Perubahan ini berdampak langsung pada biaya operasional di belakang layar, sehingga kami tidak dapat lagi mempertahankan skema harga subsidi atau "best price" yang sebelumnya kami alokasikan untuk sistem [nama produk/situs] Bapak/Ibu.
Namun, kami tidak ingin sekadar mengalihkan penyesuaian biaya cloud tersebut begitu saja. Kami memanfaatkan momentum ini untuk meningkatkan kualitas layanan dukungan kami agar jauh lebih andal, responsif, dan profesional melalui transisi ke program LumenCare.
Langkah ini kami ambil agar skema kerja sama kita ke depannya menjadi lebih transparan, dengan pembagian sebagai berikut:
| Komponen | Cara kerja |
|---|---|
| Pemeliharaan bulanan (Maintenance) | Jasa operasional rutin bulanan di bawah tier [Foundation/Growth/Scale] dengan jaminan waktu respons penanganan kendala (SLA) tertulis. |
| Infrastruktur & Cloud | Biaya sewa server, database, dan lisensi SaaS ditagih transparan sesuai pemakaian riil di lapangan (pass-through) tanpa biaya tambahan terselubung. |
| Fitur Baru (Build/Enhancement) | Dikerjakan sebagai proyek terpisah berdasarkan kesepakatan ruang lingkup (scope) dan biaya sekali jalan. |
Kompensasi Masa Transisi
Sebagai bentuk apresiasi kami atas kerja sama yang telah terjalin baik, kami memberikan kompensasi berupa 1 bulan gratis jasa pemeliharaan LumenCare (LumenDev Care). Selama bulan transisi ini ([bulan gratis]), kami akan memigrasikan sistem dan menyiapkan seluruh standar operasional baru tanpa membebankan biaya jasa pemeliharaan kepada Bapak/Ibu. Jasa pemeliharaan rutin baru akan mulai ditagihkan pada bulan berikutnya ([bulan bayar]).
Rekomendasi Skema Layanan
Berdasarkan analisis teknis kami terhadap tingkat kritisitas operasional, kompleksitas integrasi, serta kebutuhan sistem Bapak/Ibu saat ini, kami merekomendasikan skema LumenCare [Foundation/Growth/Scale]:
Sebagai dokumen pendukung untuk manajemen Bapak/Ibu, kami melampirkan beberapa berkas berikut:
Mohon Bapak/Ibu meninjau usulan ini dan memberikan tanggapan sebelum [tanggal]. Jika skema ini disetujui, kami akan segera menyiapkan berkas administrasi addendum MSA/SLA serta penyesuaian untuk periode transisi.
Apabila ada poin layanan yang ingin didiskusikan atau disesuaikan dengan kebutuhan internal perusahaan Bapak/Ibu, kami sangat terbuka untuk membahasnya dalam sesi panggilan singkat selama 10 sampai 15 menit minggu ini.
Terima kasih banyak atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
LumenDev
Berikut adalah panduan arah komunikasi untuk merespons pertanyaan atau keberatan klien terkait kebijakan baru ini:
| Pertanyaan / Keberatan klien | Arah penjelasan teknis & komersial |
|---|---|
| “Kenapa tarifnya disesuaikan sekarang?” | Ini akibat penyesuaian tarif dari penyedia cloud global yang menaikkan biaya sewa infrastruktur secara signifikan. Selama ini, fluktuasi biaya tersebut kami subsidi sepenuhnya di belakang layar. Namun, agar kualitas layanan kami tetap optimal dan sistem Bapak/Ibu tetap berjalan lancar, kita perlu merapikan skemanya. Kami juga mengimbanginya dengan peningkatan jaminan waktu penanganan masalah (SLA) tertulis. |
| “Kenapa biaya server yang dulunya gratis sekarang harus kami bayar?” | Pada skema awal, biaya server kami subsidi langsung sebagai bentuk pelayanan awal. Seiring berjalannya waktu dan meningkatnya performa sistem, konsumsi infrastruktur cloud juga ikut bertumbuh. Dengan model pass-through ini, Bapak/Ibu membayar langsung sesuai penggunaan server riil tanpa ada mark-up terselubung, sehingga pengeluaran TI perusahaan menjadi sangat jujur dan dapat diproyeksikan dengan tepat. |
| “Apakah biaya operasionalnya jadi bertambah banyak?” | Sebenarnya kenaikannya terlihat signifikan karena biaya server yang sebelumnya digabung kini dibuka secara jujur. Kami tidak menaikkan margin jasa secara sepihak. Selain itu, kami memberikan kompensasi gratis biaya jasa pemeliharaan pada bulan pertama agar Bapak/Ibu dapat menguji kualitas layanan baru kami terlebih dahulu tanpa risiko finansial. |
| “Sistem kami jarang sekali mengalami gangguan, untuk apa ikut program pemeliharaan bulanan?” | Aplikasi yang stabil justru merupakan hasil dari pemeliharaan preventif yang berjalan terus di belakang layar. Biaya bulanan LumenCare dialokasikan untuk memantau keamanan sistem secara rutin, memperbarui dependensi sistem (patching), melakukan pencadangan data berkala (backup), serta menjamin kesiapan tim teknis kami untuk segera bertindak jika sewaktu-waktu terjadi keadaan darurat. |
| “Apakah transisi skema ini bisa kami tunda dulu?” | Tentu saja transisi administrasi bisa kita selaraskan hingga [tanggal] demi kenyamanan operasional Bapak/Ibu. Namun, kami sangat menyarankan untuk menyelesaikan kesepakatannya lebih awal karena setelah tanggal tersebut, sistem lama terpaksa kami alihkan ke layanan tanpa jaminan respons (best-effort) demi mengutamakan komitmen waktu penanganan klien yang sudah bermigrasi ke LumenCare. |
| “Apakah kami masih bisa menegosiasikan harga paket jasanya?” | Sangat bisa. Kami sangat terbuka untuk mendiskusikan penyesuaian batas waktu respons (SLA) atau jenis pemeliharaan rutin yang sesuai dengan anggaran internal perusahaan Bapak/Ibu. |